Whistleblowerordning

Politik

Randers Statsskole har i henhold til lovgivningen etableret en whistleblowerordning, som kan benyttes af alle medarbejdere på skolen. Med ordningen ønsker Randers Statsskole at fremme, at lovovertrædelser, seksuelle krænkelser og øvrige alvorlige forhold afdækkes, og at medarbejdere kan indberette om sådanne forhold uden frygt for negative konsekvenser.
Whistleblowerordningen skal betragtes som et supplement til de almindelige kanaler – rektor, nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant – i forhold til at rejse bekymringer om kritisable eller utilfredsstillende forhold.

Whistleblowerenhed

Randers Statsskole har udpeget en intern og upartisk enhed, der har ansvar for at følge op på eventuelle indberetninger. Denne enhed udgøres af Randers Statsskoles arbejdsmiljøgruppe (rektor og vicerektor undtaget): Mette Rasmussen, Dorthe Klitgaard Kristensen, Eline Crossland, Lise-Lotte Hjermitslev og Kristian Granild.

Enheden har til opgave, at
• modtage indberetning
• bekræfte modtagelse
• opretholde kontakt til whistlebloweren
• følge op på indberetninger og afdække de omtalte forhold
• udarbejde en redegørelse for skolens ledelse
• give feedback til whistlebloweren
• sikre fortrolighed om identiteten på berørte
• forhindre uautoriseret adgang til oplysningerne
• afvise indberetninger, der ikke er omfattet af loven

I praksis betyder det, at whistleblowerenheden har til opgave at undersøge og afdække de forhold, der indberettes om, for derefter at udarbejde en redegørelse til skolens ledelse, som herefter vil kunne træffe beslutning om eventuelle reaktioner som følge af indberetningen.

Outsourcing til ekstern tredjepart, indberetningsløsning

Randers Statsskole har udliciteret dele af ordningen til ekstern tredjepart, nemlig Whistleblower Software ApS. Tredjepart stiller portal og indberetningsenhed til rådighed. Der er i forbindelse med outsourcing indhentet de fornødne garantier for, at tredjepart lever op til lovens krav. Tredjepart lever ligeledes op til alle krav vedr. fortrolighed om identitet på whistlebloweren og enhver tredjepart nævnt i indberetningen. Samtidig sikres det, at ingen uautoriserede medarbejdere har adgang til indberetninger. Rektor for Randers Statsskole er udpeget som kontaktperson og varetager kommunikationen med den eksterne tredjepart.

Slettepolitik

Der er etableret slettepolitikker, så det sikres, at personoplysninger, der er indberettet til whistleblowerordningen, ikke opbevares længere end nødvendigt. Hvis skolen på baggrund af de indsamlede oplysninger må gennemføre en disciplinær sanktion, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om en medarbejder, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Sagsbehandling

Whistleblowerenhedens sagsgange er fastlagt i Randers Statsskoles retningslinjer for sagsgangen ved behandlingen af en indberetning, som sikrer, at sagsbehandlingen i whistleblowerenheden lever op til lovens krav.

Procedure og informationspligt

Proceduren for, hvordan der kan foretages indberetning til skolens whistleblowerordning, er beskrevet i Randers Statsskoles procedure for indberetning. Proceduren er gjort offentlig tilgængelig på skolens hjemmeside.

Offentliggørelse

Skolerne offentliggør én gang årligt oplysninger om den generelle aktivitet i ordningen af statistiske hensyn.

Procedure for indberetning

Her beskrives Randers Statsskoles procedure for indberetning til skolens whistleblowerenhed. Proceduren er gjort offentlig tilgængelig på Randers Statsskoles hjemmeside. Whistleblowerordningen skal blandt andet forbedre mulighederne for, at medarbejdere kan pege på og udtale sig om kritiske forhold, uden at de behøver at frygte, at det får negative konsekvenser. Whistleblowerordningen kan være relevant at benytte, hvis en medarbejder er blevet opmærksom på ulovlige eller strafbare forhold, og enten oplever, at der ikke er relevante personer at give denne viden videre til, eller ønsker at videregive oplysningerne fortroligt.

Hvilke rettigheder har man som whistleblower

Randers Statsskole sikrer, at whistleblowerens identitet og de oplysninger, der indberettes, behandles med fortrolighed. Whistleblowerenheden er underlagt en meget streng tavshedspligt. Når man indberetter til whistleblowerordningen, er man beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning indgivet i god tro. En indberetning er indgivet i god tro, når indberetteren på tidspunktet for indberetningen har haft rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger er korrekte, og at oplysningerne i øvrigt er omfattet af whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro – urigtige eller vildledende oplysninger – kan i særlige tilfælde medføre en politianmeldelse, ligesom det kan have negative ansættelsesretlige konsekvenser. Hvis man som ansat oplever at blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser efter at have benyttet whistleblowerordningen, bør man henvende sig til whistleblowerenheden, tillidsrepræsentanten eller den faglige organisation.

Hvilke rettigheder har personer berørt af en indberetning

Randers Statsskole sikrer, at identiteten på den eller de personer, som er berørte af indberetningen, beskyttes i forbindelse med whistleblowerenhedens sagsbehandling, og at person(erne) har adgang til et effektivt forsvar, herunder ved at registrere indberetningen.

Hvilke overtrædelser kan indberettes i whistleblowerordningen

Randers Statsskoles whistleblowerordning giver mulighed for, at ansatte fortroligt kan indsende oplysninger om alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold til en uvildig whistleblowerenhed, som kan undersøge forholdene nærmere.

Indberetninger skal indgives i god tro og kan fx vedrøre:
• strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, for eksempel undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane, herunder af seksuel karakter,
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Ordningen omfatter som udgangspunkt ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold som fx:

• HR-forhold,
• oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, fx om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.,
• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere.

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?

Ordningen kan benyttes af alle ansatte på Randers Statsskole. Whistleblowerordningen skal betragtes som et supplement til øvrige eksisterende muligheder. Ansatte har altid mulighed for at henvende sig til rektor, nærmeste leder, arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentant, hvis de oplever strafbare eller andre kritiske alvorlige forhold på Randers Statsskole.

Hvordan foretages en indberetning?

En indberetning indsendes via Teams og et særligt link, hvorved fortrolighed sikres og personlige oplysninger beskyttes. Randers Statsskole opfordrer til, at denne interne ordning benyttes, men skal samtidig gøre opmærksom på, at der også er mulighed for at foretage en indberetning til Datatilsynets eksterne og uafhængige whistleblowerordning. Skolen skal yderligere gøre opmærksom på, at brugen af ordningen ikke begrænser ytringsfriheden som offentligt ansat.

Hvordan behandles og registreres en indberetning?

En indberetning til whistleblowerordningen sker gennem et it-system, som automatisk sender en mail til whistleblowerenheden, der udgøres af Randers Statsskoles arbejdsmiljøgruppe (rektor og vicerektor undtaget): Mette Rasmussen, Dorthe Klitgaard Kristensen, Eline Crossland, Lise-Lotte Hjermitslev og Kristian Granild. Indberetteren vil modtage en bekræftelse på modtagelsen inden for syv dage og samtidig få oplyst den forventede sagsbehandlingstid (se dog nedenfor). Whistleblowerenheden visiterer sagen og drøfter den efterfølgende, idet det først vurderes, om der er grundlag for en egentlig behandling af sagen, dvs. om indberetningen falder inden for ordningen eller ej. Indberetteren vil blive orienteret om sagens behandling og eventuelt udfaldet heraf. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv. Er der behov for yderligere oplysninger får indberetteren besked gennem it-systemet. Falder indberetningen uden for ordningens anvendelsesområde, vil den blive afvist, og whistleblowerenheden vil vejlede om, hvortil henvendelsen eventuelt i stedet kan rettes. Whistleblowerenheden refererer til rektor, der træffer beslutning om det videre forløb. Hvis en indberetning omhandler rektor, overgives indberetningen også til bestyrelsesformanden. Er der grundlag for videre undersøgelser og vurdering af eventuelle disciplinære sanktioner eller endog politianmeldelse, orienteres rektor endvidere med henblik på håndtering af sagen. Både whistlebloweren og den indberettede vil som udgangspunkt modtage en orientering/underretning, når sagen er afsluttet.

Spørgsmål

Eventuelle spørgsmål i forbindelse med Randers Statsskoles whistleblowerordning kan rettes til rektor.

Der henvises ligeledes til Randers Statsskoles retningslinjer for whistleblowerenhedens behandling af indberetninger og Randers Statsskole whistleblowerpolitik og privatlivspolitik.

2021:  0
2022: 0
2023: 0