Personoplysninger - GDPR

Information om dine rettigheder, hvis vi registrerer oplysninger om dig i vores it-system. Desuden information om, hvordan vi behandler din ansøgning, og dermed om formålet med, at vi registrerer oplysninger om dig.

Information om rettigheder – når du søger job hos Randers Statsskole
Med dette dokument vil vi informere dig om, at du har nogle rettigheder, fordi vi har registreret oplysninger om dig i vores it-system. Samtidig vil vi informere dig om, hvordan vi behandler din ansøgning, og dermed om formålet med, at vi registrerer oplysninger om dig.

Sådan arbejder vi med din ansøgning
Når ansættelsesudvalget på Randers Statsskole læser din ansøgning, vurderer vi konkret dine kvalifikationer i forhold til stillingen. Randers Statsskoles mål er at besætte den ledige stilling med den ansøger som er bedst kvalificeret. Efter de personlige samtaler vil vi ofte søge yderligere oplysninger om den ansøger, som vi finder bedst kvalificeret, hvis han eller hun samtykker. Vi indhenter oplysninger om ansøgeren hos ansøgerens nuværende eller tidligere arbejdsgiver. Det kan også være, vi beder ansøgeren selv sende os flere oplysninger. Hvis du siger nej til, at vi kan søge yderligere oplysninger om dig, må du forvente at få afslag på din ansøgning.

Dine rettigheder

Du har nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af din ansøgning fordi den i meget vidt omfang foregår elektronisk.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret):
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse):
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning:
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling:
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse:
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet:
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Dine rettigheder er beskrevet i databeskyttelsesforordningens kap. 3

Den 25. maj 2018 trådte EU’s ’Databeskyttelsesforordning’ i kraft. Forordningen, der også kaldes ’Persondataforordningen’, skal sikre, at personoplysninger beskyttes og behandles med den største alvor.

Som led i din uddannelse på Randers Statsskole registrerer og behandler skolen personoplysninger om dig. ’Behandling’ betyder i den sammenhæng bl.a. indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, videregivelse og sletning af personoplysninger, enten elektroniske eller ikke-elektroniske. I dokumentet her uddybes følgende:

1. Hvad forstår man ved personoplysninger?
2. Hvilke oplysninger har skolen?
3. Hvordan behandler skolen oplysningerne?
4. Hvilke rettigheder har du som elev?
5. Hvilke pligter har du som elev?

Persondataloven bør samtidig give anledning til overvejelser over, hvordan du som elev på en skole kan handle hensigtsmæssigt i forhold til dig selv og de relationer, du indgår i. Derfor handler det ikke kun om dine rettigheder som elev, men også om dine pligter.

Personoplysningerne er inddelt i kategorier. Eksempler fremgår af skemaet herunder:

Skolen behandler personoplysninger på baggrund af Databeskyttelsesforordningen (Betænkning nr. 1565). Oplysningerne opbevares og behandles fortrinsvis i skolens administrative system, Lectio og i enkelte fysiske arkiver. I skolens interne kommunikationssystem, Microsoft Teams, kan oplysninger om elever, som har relevans for uddannelse og skolegang, deles imellem studievejledere, lærere og ledelse.

Behandling af data
Som led i din uddannelse på Randers Statsskole registrerer og behandler skolen personoplysninger om dig. Det drejer sig dels om de oplysninger, du selv har givet os via Optagelse.dk, dels om oplysninger, der har at gøre med din skolegang. Vi registrerer således både almindelige stamoplysninger samt oplysninger om skema, fremmøde, karakterer og studieforløb.

Karakter- og fraværsregistrering
I praksis betyder det bl.a., at vi registrerer resultater af prøver, standpunkts- og eksamenskarakterer med det formål at dokumentere, at du opfylder betingelserne for at blive student. Vi registrerer afgørelser i forbindelse med den jævnlige fraværsopfølgning og eventuelle varsler og tiltag med det formål at dokumentere, at du opfylder betingelserne for at blive indstillet til eksamen på normale vilkår – og naturligvis med det formål at kunne iværksætte tiltag, der støtter din skolegang.

Nogle af disse oplysninger er vi forpligtede til at videresende til Børne- og undervisningsministeriet, Regionen, Styrelsen for Videregående Uddannelser og/eller dine forældre (hvis du er under 18 år). Randers Statsskole behandler bl.a. dine persondata i det studieadministrative system, Lectio.

Studievejledning
Som led i din uddannelse kan studievejledere, administration eller ledelse komme i berøring med følsomme personoplysninger om dig. Dette sker kun, hvis du selv eller dine forældre giver os disse oplysninger og kun, hvis oplysningerne er af relevans for din skolegang. Det kan fx være tilfældet, hvis oplysningerne handler om din trivsel eller dit helbred, fx lægelige oplysninger som led i fraværsopfølgningen.

Logning
Randers Statsskole foretager i forbindelse med eksamen og interne prøver overvågning af elevers internettrafik med henblik på at sikre, at prøverne gennemføres under forhold, der er egnede til at udelukke, at eksaminander kommunikerer utilsigtet.

Elektroniske systemer
Skolen anvender en række elektroniske systemer, som du selv har adgang til med login og password (Lectio, Office365, Netprøver, forskellige læremidler). Disse systemer må kun anvendes til studierelaterede formål. Du må ikke videregive dit login og/eller password til andre, ligesom du skal give besked til skolens kontor, hvis du ved et uheld kommer til at se andres password. Anvendelse af andres login og password er ulovligt og kan få skolemæssige konsekvenser i henhold til skolens studie- og ordensregler.

Indsigt i personoplysninger
Du har altid ret til at anmode om at få indsigt i personoplysninger om dig selv. Du kan også anmode om at få rettet personoplysninger, hvis du mener, at de er forkerte eller ufuldstændige, jf. persondatalovens § 35.

Kontakt til forældre og værger
Når en elev er indskrevet på Randers Statsskole, kan skolen i visse tilfælde få brug for at kontakte forældre eller værger, fx i forbindelse med akut opstået sygdom.  Skolen kontakter ligeledes forældre/værger til elever under 18 år, hvis elevens skolemæssige resultater eller den jævnlige fraværsopfølgning giver anledning hertil.

Brug af billeder i trykte og digitale medier
Randers Statsskole bruger jævnligt billeder i trykte og digitale medier. På den måde er det muligt for elever, forældre og andre interessenter at følge med i skolens dagligdag. Gennem billeder og film ønsker vi at fortælle de gode historier, åbne gymnasiet for omverdenen, dele viden og informere om begivenheder og arrangementer.

Randers Statsskole kan offentliggøre billeder og video til brug for markedsføring, hjemmeside, sociale medier og diverse tryksager samt øvrigt informationsmateriale. Når uddannelsen ophører, kan Randers Statsskole fortsat vederlagsfrit anvende materialet. Randers Statsskole opbevarer billeder/video, så længe det er relevant.  Nogle søgemaskiner indekserer billeder og film fra hjemmesider. Det betyder, at selvom skolen fjerner billeder og film fra skolens hjemmeside, kan billedet i nogle tilfælde stadig søges frem via en søgemaskine.

Datatilsynet har ændret sin praksis i forhold til offentliggørelse af billeder på internettet. Randers Statsskole er meget opmærksom på, at eventuel offentliggørelse af billeder skal overholde gældende lovgivning og almindelig moral og etik. Ingen skal således føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Derfor vurderer skolen i hvert enkelt tilfælde billede og formål med offentliggørelsen. Man kan altid rette henvendelse til skolen, og modtager vi indvendinger, vil et billede eller en video blive fjernet i det omfang, det er muligt.

Vi henviser til skolens persondatapolitik om behandling af persondata for elever samt Datatilsynet. 

Ifølge reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen (bek. nr. 528 af 15/06/2000, §11) må kun autoriserede medarbejdere have adgang til fortrolige og følsomme persondata. Det er fx alene studievejledere, administration og ledelse, der må have adgang til særligt følsomme personoplysninger om elever, hvis der er tale om oplysninger, som eleven ikke ønsker delt med fx lærerteamet.

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at videregive følsomme personoplysninger om elevers sygdom til relevante lærere, hvis det er af betydning for undervisning og skolegang. I disse tilfælde er læreren at betragte som en autoriseret medarbejder. Som hovedregel videregives oplysninger dog først efter samtykke med pågældende. Samtykke kan afgives såvel skriftligt som mundtligt!

Generelt gælder det, at oplysninger kun opbevares og behandles så længe de er af relevans for uddannelsen. Skolen er forpligtiget til at videresende visse personoplysninger til Undervisningsministeriet, Regionen, Styrelsen for Videregående Uddannelser og/eller dine forældre (hvis du er under 18 år). Visse af disse oplysninger videresendes til Danmarks Statistik ligesom skolen også kan videregive eller overlade dine personoplysninger til andre modtagere, hvor det er relevant og nødvendigt: fx PWC eller andre offentlige myndigheder eller databehandlere.

Persondataforordningens kap. 3, 13-22 oplyser om dine rettigheder i forbindelse med registreringen i det administrative system. Du har ret til:

• at få indsigt i – og evt. rettet/berigtiget – personoplysninger
• at få slettet oplysninger, såfremt de ikke længere er relevante
• at gøre indsigelse mod behandling af oplysningerne
• at få oplyst, hvorfra oplysningerne stammer
• at få oplyst, hvorvidt der ligger et lovkrav til grund for indsamling og behandling
• at klage til Datatilsynet

Som elev på en skole er du ikke ’databehandler’ i lovens betydning af ordet. Det er ikke det samme som, at du kan fralægge dig ethvert ansvar. Tværtimod indgår du i et fællesskab og en skolesammenhæng, der eksisterer i kraft af en fælles forståelse for almindelig fornuft og normer for god omgangsform og -tone. Man kan sige, at du og alle andre elever fra tid til anden indtræder i en slags rolle som databehandlere, fx når du kommer i besiddelse af billeder eller videoer.

På samme måde som skolen skal håndtere oplysninger om elever på forsvarlig vis, skal elever håndtere oplysninger om sig selv og hinanden på persondata-ansvarlig vis.

Lyd- og billedoptagelser

Normerne for god omgangsform og -tone fremgår af skolens studie- og ordensregler, som kan findes på skolens hjemmeside. De uddyber  – sammen med skolens Antimobbestrategi –  hvilket ansvar der følger med, når man er elev på en ungdomsuddannelse. Generelt gælder det, at alle elever skal bidrage til at sikre et trygt undervisnings- og læringsmiljø, hvor en god omgangsform og – tone sikrer, at ingen – hverken elever eller ansatte – krænkes, fysisk, psykisk eller verbalt.

I relation til persondataforordningen hedder det mere specifikt i studie- og ordensreglerne:

Lyd- og billedoptagelser må normalt ikke foregå i forbindelse med undervisningen. Men også uden for den etablerede undervisning skal elever udvise stor agtpågivenhed over for lyd- og billedoptagelser, ikke mindst videreformidling/deling heraf. Det gælder i særlig grad optagelser med et indhold, der kan krænke blufærdigheden eller andres personlige integritet.*)

Det betyder, at du skal tænke dig godt om, når du skal agere som del af et skolefællesskab. Du skal generelt være yderst påpasselig med at dele personoplysninger, herunder billedmateriale, som du er kommet i besiddelse af. Du skal være opmærksom på, at billeder, som du selv opfatter som ’uskadelige’, kan virke krænkende på andre, ligesom billeder, der er ’sjove’ nu, ikke nødvendigvis er det, når du ikke går på gymnasiet længere og skal indgå i andre relationer.

Sådan passer du på egne og andres data

Som elev har du både ansvar over for andres data og ansvar for at beskytte egne personoplysninger.

Generelt gælder, at du skal handle med omtanke, når du får kendskab til andres personoplysninger, almindelige såvel som følsomme – herunder være påpasselig med at videregive oplysninger til tredjepart. Det giver sig selv, at du ikke må skaffe dig adgang til andres personfølsomme oplysninger ved at benytte andres computere eller koder fx til Lectio.

Hvad din egen persondatasikkerhed angår, så skal du blandt andet være opmærksom på følgende:

• Sørg altid for at anvende sikre passwords (store og små bogstaver, tal og symboler) til din computer og til relevante programmer derpå, og undlad at videregive passwords til andre.
• Undlad at anvende arkiverede passwords og at lade din computer stå åben uden opsyn.
• Vær forsigtig med udlån af computer – det kan vise sig, at login-oplysninger er lagret herpå.
• Vær opmærksom, når du anvender app’s som fx Lectio+
• Undlad at åbne emails med ukendt afsender og/eller mistænkeligt indhold og lad under alle omstændigheder være med at klikke på ukendte links i en mail.
• Sørg for at installere og opdatere antivirusprogram.
• Vær også opmærksom på, hvad du lader ligge ’fysisk’ fremme i papirform.